Lever dit ERP-system op til bogføringsloven?

Hvad er et digitalt bogføringssystem helt konkret

Loven definerer et digitalt bogføringssystem som en digital service eller software, hvor bogføringspligtige virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. Det udelukker altså rene lokale løsninger, hvor data kun ligger på virksomhedens egen maskine uden ekstern, sikker opbevaring.

Der findes to typer bogføringssystemer i lovens øjne:

→ Standardiserede systemer, der er godkendt og registreret hos Erhvervsstyrelsen. De fremgår af en offentlig liste, som løbende opdateres
→ Specialudviklede systemer, der ikke er på listen, for eksempel skræddersyede løsninger eller ældre, lokalt installerede opsætninger. Her har virksomheden selv ansvaret for at leve op til kravene

Den skelnen er afgørende for, hvor ansvaret ligger, og den drukner ofte i markedsføringen fra ERP-leverandører.

Eksempler på godkendte og ikke-godkendte systemer

For at gøre det konkret, her er nogle eksempler på, hvor forskellige udbredte systemer typisk placerer sig. Listen er ikke udtømmende, og status kan ændre sig, så brug den som pejlemærke, ikke facit.

Typisk registreret som standardsystem (godkendt):
→ Uniconta
→ Dinero
→ Microsoft Dynamics 365 Business Central, i visse opsætninger, det afhænger af hvordan systemet konkret er implementeret hos jer
→ KeyBalance Cloud

Typisk ikke registreret som standardsystem (specialudviklet eller ældre):
→ Microsoft Dynamics C5
→ Microsoft Dynamics NAV, ofte kaldet Navision
→ Microsoft Dynamics AX
→ Microsoft XAL
→ Ældre, lokalt installerede versioner af systemer, hvor kun cloud-udgaven er registreret

Bruger du et af systemerne i den sidste kategori, betyder det ikke, at du gør noget forkert i dag. Det betyder, at ansvaret for at leve op til lovens krav ligger hos jer selv, ikke hos leverandøren, og at I bør have en plan for enten at dokumentere compliance eller overveje et skifte.

Den eneste fuldt pålidelige kilde er Erhvervsstyrelsens egen, løbende opdaterede fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Tjek altid der, før I lægger jer fast på en konklusion, at systemer kan blive godkendt eller afregistreret over tid.

Sådan er loven rullet ud i faser

Bogføringsloven er ikke trådt i kraft på én gang. Kravene er kommet i bølger siden 2023, målrettet forskellige typer virksomheder:

Med dagens dato betyder det, at praktisk talt alle danske virksomheder over omsætningsgrænsen allerede er omfattet, uanset selskabsform. Er du i tvivl om din virksomhed hører under en af faserne, er det værd at få afklaret nu, ikke når Erhvervsstyrelsen eller din revisor spørger.

Hvad kræver loven konkret af dit system

Uanset hvilket ERP-system du bruger, gælder de samme grundlæggende krav:

→ Transaktioner skal registreres digitalt og så vidt muligt løbende, ikke bagudrettet i bunker
→ Bilag og dokumentation, der understøtter registreringerne, skal opbevares digitalt, enten i selve systemet eller hos en tredjepart
→ Systemet skal kunne modtage og opbevare elektroniske fakturaer i de anerkendte standarder OIOUBL og Peppol BIS
→ Systemet skal kunne generere, importere og eksportere en SAF-T-fil, hvis Skattestyrelsen anmoder om det
→ Virksomheden skal oplyse, hvilket bogføringssystem der er brugt, når årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen
→ Regnskabsmateriale og bilag skal generelt opbevares i minimum 5 år, som hidtil, blot nu i digital form

SAF-T: hvad det er, og hvorfor det er med i loven

SAF-T (Standard Audit File for Tax) er et internationalt standardfilformat, der gør det muligt for virksomheder at dele bogføringsdata med myndighederne på en ensartet måde, uanset hvilket system de bruger. Formålet er dobbelt: det gør det nemmere og sikrere at dele data ved en kontrol, og det gør det lettere at skifte bogføringssystem uden at miste historik.

Du skal ikke løbende indsende en SAF-T-fil. Kravet er, at dit system skal kunne generere, importere og eksportere filen, hvis Skattestyrelsen beder om det, typisk i forbindelse med en moms- eller skattekontrol. Har du aldrig testet, om dit system faktisk kan det, er det værd at gøre nu, i stedet for at opdage det midt i en kontrol.

E-fakturering: hvad kræves i dag, og hvad kan komme senere

Fra januar 2025 er det et krav, at dit bogføringssystem kan udstede og modtage elektroniske fakturaer, samt opbevare og arkivere dem korrekt. Det er endnu ikke et krav, at din virksomhed faktisk skal bruge e-fakturering i praksis, men systemet skal være i stand til at håndtere det, hvis en samarbejdspartner sender dig en, eller hvis kravet udvides senere.

Hvem har ansvaret, hvis noget svigter

Der er en vigtig forskel på, hvor ansvaret ligger, afhængigt af hvilken type system du bruger:

Bruger du et standardiseret system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen (som Uniconta), er det som udgangspunkt leverandøren, der har ansvaret for, at selve systemet lever op til lovens tekniske krav.

Bruger du et specialudviklet eller ikke-registreret system, ligger ansvaret hos din egen virksomhed. Det gælder også, hvis du kører en ældre, lokalt installeret version af et system, der ellers findes i en godkendt cloud-udgave, for eksempel en on-premise installation af et system, hvor kun cloud-versionen er registreret.

Uniconta står opført som godkendt digitalt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Det betyder ikke automatisk, at du er i mål. Selvom leverandøren har ansvaret for systemets tekniske rammer, er det stadig dig, der som bruger skal sikre, at systemet er sat rigtigt op, og at I reelt bruger de funktioner, der gør jer compliant. En godkendt motor kører ikke af sig selv.

Konsekvenser hvis dit system ikke lever op til kravene

Erhvervsstyrelsen fører løbende kontrol med, om virksomheder overholder kravene til digital bogføring, og udsender i disse år direkte breve til virksomheder om reglerne. Overtrædelser kan medføre:

→ Bøde, i alvorlige tilfælde op til 1,5 mio. kr.
→ Risiko for en anmærkning i forbindelse med revisionen af årsrapporten
→ I særligt alvorlige tilfælde retsforfølgelse af virksomhedens ledelse

Din revisor er også opmærksom på kravene og vil typisk stille spørgsmål til jeres bogføringssystem som en del af den almindelige revision. Lever systemet ikke op til kravene, kan det udløse en anmærkning, selv hvis resten af regnskabet er i orden.

Sådan tjekker du din Uniconta-opsætning trin for trin

• Slå systemet op på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer, og bekræft at jeres konkrete version og opsætning er omfattet
• Bed din IT- eller ERP-partner om at generere en test-SAF-T-fil, og gennemgå om de rigtige oplysninger reelt er med
• Test modtagelse af en e-faktura i både OIOUBL- og Peppol BIS-format, og bekræft at den bliver gemt korrekt
• Bekræft hvor og hvordan bilag og bogføringsdata reelt opbevares, og om opbevaringen sker digitalt hos en godkendt udbyder eller tredjepart
• Gennemgå jeres interne rutiner for hvor hurtigt transaktioner bliver registreret, løbende registrering er en del af kravet, ikke kun opbevaring
• Spørg din revisor direkte, om de har bemærkninger til jeres nuværende opsætning, inden det bliver et punkt i årsrevisionen

Hvornår behøver du ikke bekymre dig

→ Bruger du allerede Uniconta i en opdateret, hostet version, og har du styr på fakturamodtagelse og bilagsopbevaring, er du sandsynligvis godt dækket
→ Er din virksomhed en hobbyvirksomhed eller enkeltmandsvirksomhed under omsætningsgrænsen på 300.000 kr. to år i træk, er du ikke automatisk omfattet af de seneste faser
→ Har din revisor allerede gennemgået jeres opsætning og godkendt den, behøver du ikke en ny udredning, bare fordi loven nævnes i en artikel

Det, der derimod bør få dig til at reagere, er hvis du kører en ældre, lokalt installeret ERP-løsning, ikke ved om jeres system understøtter SAF-T, eller aldrig har testet om I kan modtage en elektronisk faktura korrekt.

HOUSE4IT er din ERP-partner og vi er klar til at hjælpe jer i mål

Hos HOUSE4IT hjælper vi dig med at få svaret, ikke bare med at sælge dig et nyt system, du måske ikke har brug for. Er du Uniconta-kunde, gennemgår vi din opsætning konkret op mod kravene til SAF-T, e-fakturering og bilagsopbevaring, og vi retter det, der mangler, i stedet for at anbefale et skifte som første løsning.

Processen er enkel: Vi tester jeres SAF-T-eksport, gennemgår jeres fakturamodtagelse og bilagsflow, og giver jer en klar tilbagemelding på, om der er huller, og hvad der i givet fald skal rettes. Vores egne udviklere kender Uniconta indefra, og med dansk support får du svar på, om din nuværende opsætning rent faktisk holder, uden at det bliver et salgsopkald i forklædning.

Ofte stillede spørgsmål

Er Uniconta godkendt efter bogføringsloven?
Ja, Uniconta står opført som et registreret digitalt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Det fritager dig dog ikke for selv at sikre, at systemet er sat rigtigt op og bruges korrekt.

Hvad er SAF-T, og skal jeg selv indsende det?
SAF-T er et internationalt filformat, som gør det muligt at dele bogføringsdata med myndighederne på en standardiseret måde. Du skal ikke løbende indsende filen, men dit system skal kunne generere den, hvis Skattestyrelsen beder om det.

Hvad sker der, hvis mit system ikke lever op til kravene?
Det kan medføre bøde, i alvorlige tilfælde op til 1,5 mio. kr., samt risiko for en anmærkning i forbindelse med revisionen af årsrapporten.

Skal jeg selv sende og modtage e-fakturaer i dag?
Nej, det er endnu ikke et krav, at du reelt bruger e-fakturering. Men dit bogføringssystem skal kunne håndtere det, hvis en samarbejdspartner sender dig en, eller hvis kravet udvides senere.

Er min enkeltmandsvirksomhed omfattet?
Kun hvis din nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. to år i træk. Er det tilfældet, er du omfattet på linje med regnskabspligtige virksomheder.

Kan jeg blive compliant uden at skifte ERP-system?
Ofte ja. Er dit nuværende system allerede godkendt, handler det som regel om korrekt opsætning og brug frem for et systemskifte.

Hvor længe skal jeg opbevare mine bilag digitalt?
Som udgangspunkt gælder den almindelige opbevaringspligt på minimum 5 år, blot skal opbevaringen nu ske digitalt i et godkendt system eller hos en tredjepart.

Hvor ofte bliver kravene i bogføringsloven udvidet?
Loven er rullet ud i faser siden 2023, og der kan komme yderligere krav og justeringer fremover. Det er værd at holde sig opdateret, i stedet for at antage at man er dækket for evigt.